「退職したいのに、上司が怖くて言えない」
「言っても軽く流されてしまい、いつまでも決まらない」
「退職届を受け取らないと言われた」
退職の相談で、いちばんつらいのは法律の難しさよりも、「伝える行為そのものがしんどい」ことだったりしませんか？
そういうときに現実的な選択肢になるのが内容証明郵便です。
内容証明は「退職を認めさせる強制力」を持つものではありませんが、「退職の意思表示をした」「その内容はこれ」「この日に出した」を形に残せます。
この記事では、内容証明で退職を申し出る手順や、退職代行との違い、行政書士ができる支援の範囲をご紹介いたします。
※ 内容証明そのものについては、下記の記事もあわせて参照ください
内容証明で退職を申し出るメリット
退職を言いづらい、あるいは揉めやすい状況下では、内容証明で申し出ることにより次の効果が見込めます。
退職の意思表示を「証拠として残せる」
口頭だと起きやすいのは「言った／言わない」です。
内容証明は、いつ・どんな文書を差し出したかが残るので、後から説明しやすくなります。
会社の「先延ばし」を止めやすい
面談で流される状況でも、文書で日付が残ると、会社側は「なかったこと」にするのが難しくなります。
結果として、退職日や手続きを決める方向へ動きやすくなります。
直接の対面・電話を避けられる
退職が難しいときほど、対面や電話が精神的負担になります。
内容証明なら、会わずに意思表示ができます。これだけで状況が改善する方は少なくありません。
宛先が代表者である
現場の上司が退職を止めているケースでは、代表者宛・本店所在地に出すことで、会社内部の動きが変わることがあります。
担当レベルで退職を握りつぶされるリスクを減らせます。
送付後の実務を進めやすい
退職の通知が書面化されると、貸与物返却や離職票等の手続を「淡々と進める」流れを作りやすくなることが期待できます。
淡々と進めることにより、やり取りが感情論に寄りにくくなります。
退職代行に進むかどうかの「判断材料」になる
内容証明を出しても会社が反応しない、または交渉が必要な争点（未払い賃金、有給、損害賠償など）が表面化した場合、次に弁護士や労働組合など、別の手段へ切り替える判断がしやすくなります。
内容証明は「分岐点を見える化する」役割もあります。
内容証明でできること・できないこと
内容証明で「できること」
- いつどんな文書を差し出したかを残せる
- どんな内容を通知したかを残せる
→「退職します」「退職日は○月○日」など - 誰から誰へ送ったかを残せる
→ 差出人・宛先
内容証明で「できないこと」
- 会社に退職を強制すること
→ 内容証明に強制力そのものはありません - 文書の内容が事実として正しいことの証明
- 未払い賃金や有給消化などの交渉を代わりに終わらせること
つまり内容証明は、「勝ちに行く武器」というより「言った／言わない」を終わらせて次へ進むための土台となります。
退職の掘り下げは最低限にすること
内容証明を使う場面で、最低限押さえたいのは次の2点です。
- 退職の意思表示は、相手方に到達して初めて効力が問題になります。
→「届いた」を説明できる形が重要です。 - 退職の扱いは、雇用が無期か有期かで考え方が変わります。
→ 無期なら民法627条の「2週間」が基本ライン
※ 有期契約の場合は契約期間を1年間を過ぎた時点で、いつでも退職の申し出が可能です。
また、有期契約で1年未満であっても雇用主からの合意があれば退職が可能です。合意なく強引な退職をしてしまうと、契約違反により損害賠償を負うリスクがありますので、十分に注意しましょう。
内容証明で退職を申し出る全体像
- 準備
→ 宛先・雇用形態・貸与物などを整理 - 文面作成
→ 退職の意思表示と退職日、連絡方法を短く明確に - 送付
→ 内容証明で、代表者宛に送る ※配達証明付きを推奨 - 送付後
→ 貸与物返却・書類受領など、次の実務を進める
内容証明を出す前に揃える（確認しておく）もの
- 会社の正式情報
→ 会社名、本店所在地、代表者名 - 雇用情報
→ 雇用契約書／労働条件通知書（無期か有期か） - 貸与物の一覧
→ 健康保険証、社員証、鍵、PC等 - 私物の有無
→ 回収方法を考える（郵送してもらう・同僚に依頼など） - 連絡手段
→ 電話が無理なら「書面・メール」を指定する
退職日を決める
内容証明の退職通知で一番大事なのは、「退職日をはっきり書くこと」です。
無期であれば民法627条の「申入れから2週間」を基本ラインとして、具体的な日時を記載しましょう。
内容証明の書き方
入れるべき項目
- 宛先
→ 会社名、代表者名、本店所在地 - 差出人
→ 本人の氏名・住所 - 退職の意思表示
→ 例：「本書面をもって退職の意思表示をします」 - 退職日
→ 例：「○年○月○日をもって退職します」 - 連絡方法
→ 書面・メール等 - 貸与物の返却
→ 返却方法を提案する - 書類の交付依頼
→ 必要な書類があれば記載しておく
避けた方がいい表現
- 人格攻撃や証拠のない断定
→「違法」「犯罪」といったワードは記載しない - 脅しに見える表現
→ SNSへの投稿を匂わすなど - 要求の詰め込み
→ 退職が目標であって、その他の請求や交渉を混ぜすぎない
送り方
担当者宛で送付すると「届いていない」と言われることがあるため、退職通知は代表者宛とし、住所は本店所在地を基本とします。
また、内容証明の到達を証明するため、今回のようなケースでは配達証明を必ず付けるとともに、郵送時の控えは必ず保管しておきましょう。
退職代行との違い
退職を内容証明により届けることと、退職代行との違いを比較されることがあります。違いは以下のとおりです。
- 内容証明
→ 退職の意思表示を文書として通知し、その証拠を残す - 退職代行
→ 本人に代わって連絡し、場合によっては交渉を行う
通知だけを確実にすれば済む状況であれば、内容証明の送付や、退職代行会社を利用すれば足りる可能性が高いです。
一方で、損害賠償請求や未払い賃金などの交渉が避けられない場合、弁護士による対応が必要なケースがほとんどです。
当事務所ができる支援
湘南さむかわ行政書士事務所では、退職を希望する方に代わり、内容証明の作成・送付を行うことができます。ご希望があれば、内容証明本文に対し、作成代理人として行政書士名を記載するといったことも可能です。
ただし、送付先の会社様と交渉が必要である場合や、訴訟に発展する可能性が高いケースは対応できかねますので、そのような場合は弁護士へご相談ください。
